A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, inclusive nas atividades digitais das empresas.
Com o uso crescente de WhatsApp, Inteligência Artificial (IA), plataformas de armazenamento e sistemas automatizados, surgem novos desafios para proteger informações de clientes, empregados e fornecedores.
Uma mensagem enviada ao destinatário errado, um documento inserido em uma ferramenta de IA ou o compartilhamento indevido de uma planilha podem representar riscos jurídicos.
O problema não está necessariamente na utilização dessas tecnologias, mas na ausência de políticas internas, controles e critérios para o tratamento das informações.
Neste artigo, explicamos onde estão os principais riscos da LGPD nas empresas e quais medidas podem contribuir para uma operação digital mais segura.
Por que a LGPD exige atenção às ferramentas digitais?
A LGPD se aplica ao tratamento de dados pessoais, independentemente de a atividade ocorrer em documentos físicos ou plataformas digitais.
Isso significa que coletar, armazenar, compartilhar, consultar e excluir informações pessoais são atividades que podem estar sujeitas à legislação.
O artigo 46 da LGPD determina a adoção de medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e tratamentos inadequados.
Portanto, utilizar uma ferramenta conhecida ou amplamente adotada pelo mercado não elimina as responsabilidades da empresa.
1. WhatsApp corporativo: quais são os riscos para a LGPD?
O WhatsApp faz parte da rotina de atendimento, vendas e comunicação interna de inúmeras empresas.
Entretanto, sua utilização exige cuidados, principalmente quando envolve informações pessoais.
Entre os riscos estão:
- Envio de documentos ao destinatário errado;
- Compartilhamento de dados em grupos sem necessidade;
- Utilização de contas pessoais para atividades profissionais;
- Armazenamento inadequado de conversas;
- Acesso de pessoas não autorizadas às informações.
Imagine que um empregado compartilhe, em um grupo corporativo, documentos contendo dados pessoais de clientes sem que todos os participantes precisem acessá-los.
Mesmo que o compartilhamento tenha ocorrido internamente, pode existir um tratamento inadequado de informações.
Por isso, a empresa deve estabelecer regras sobre quais dados podem circular nesses canais e quem está autorizado a acessá-los.
2. Inteligência Artificial: o que acontece com os dados inseridos?
Ferramentas de Inteligência Artificial podem auxiliar na elaboração de documentos, análise de contratos, atendimento e organização de informações.
Entretanto, inserir dados pessoais em plataformas externas exige uma avaliação prévia.
Um empregado pode, por exemplo, copiar informações de clientes para solicitar que uma IA produza um relatório.
Dependendo da ferramenta e das condições de utilização, esses dados poderão ser processados ou armazenados por terceiros.
Antes de autorizar seu uso, a empresa deve avaliar as políticas do fornecedor, a finalidade do tratamento, as medidas de segurança e a necessidade de compartilhar aquelas informações.
Também é importante estabelecer quais documentos e dados não podem ser inseridos em ferramentas não autorizadas.
3. Armazenamento em nuvem e compartilhamento de documentos
Serviços de armazenamento em nuvem facilitam o acesso remoto e a colaboração entre equipes.
Porém, permissões inadequadas podem expor informações pessoais.
Pastas compartilhadas publicamente, links sem restrição e acessos mantidos após o desligamento de empregados são exemplos de situações que merecem atenção.
A empresa deve estabelecer controles de acesso, revisar permissões periodicamente e adotar mecanismos de autenticação adequados.
Também é importante avaliar as condições contratuais e as medidas de segurança oferecidas pelos fornecedores.
4. Automação de marketing e uso de cc
Plataformas de CRM, campanhas automatizadas e ferramentas de marketing também envolvem tratamento de dados pessoais.
O armazenamento de contatos e o envio de comunicações precisam observar os princípios e as bases legais aplicáveis.
Um erro recorrente é considerar que qualquer dado coletado pode ser utilizado livremente para novas finalidades.
A empresa deve avaliar a origem das informações, a finalidade da coleta e a base legal correspondente.
Também precisa disponibilizar informações claras aos titulares e respeitar seus direitos previstos na LGPD.
5. RH digital: dados dos empregados exigem proteção
O setor de Recursos Humanos administra informações pessoais durante recrutamento, contratação, gestão e desligamento de empregados.
Currículos, documentos, dados bancários, informações sobre dependentes e registros relacionados à saúde exigem diferentes níveis de proteção.
O uso de sistemas digitais não afasta a necessidade de limitar acessos e estabelecer critérios para armazenamento e compartilhamento.
Também é recomendável revisar quais informações realmente precisam ser coletadas e por quanto tempo devem ser mantidas.
Como reduzir os riscos da LGPD nas empresas?
A prevenção deve começar pelo conhecimento das ferramentas utilizadas e dos dados tratados.
Algumas medidas são fundamentais:
- Mapear os dados pessoais e sensíveis: identificar quais informações são coletadas, utilizadas e compartilhadas;
- Revisar políticas internas: estabelecer regras para WhatsApp, IA e plataformas corporativas;
- Controlar acessos: limitar permissões conforme as responsabilidades;
- Avaliar fornecedores: verificar contratos e práticas de segurança;
- Treinar empregados: orientar sobre compartilhamentos e incidentes;
- Preparar respostas: estabelecer procedimentos para identificar e tratar incidentes de segurança.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) disponibiliza orientações sobre medidas técnicas e administrativas que podem auxiliar as organizações.
A empresa precisa comunicar todo incidente à ANPD?
Não necessariamente.
A Resolução CD/ANPD nº 15/2024 estabelece critérios para comunicação de incidentes de segurança que possam ocasionar risco ou dano relevante aos titulares.
Por isso, cada ocorrência deve ser avaliada conforme suas características, os dados envolvidos e os possíveis impactos.
Ter procedimentos internos de resposta permite agir com maior rapidez e verificar as obrigações aplicáveis.
Segurança digital também é responsabilidade jurídica
Os riscos da LGPD não estão restritos a ataques cibernéticos ou grandes vazamentos.
Muitas situações começam em atividades cotidianas, como compartilhar uma planilha, utilizar um aplicativo ou inserir informações em uma ferramenta de Inteligência Artificial.
Por isso, a conformidade depende da integração entre tecnologia, jurídico, RH e gestão empresarial.
A assessoria jurídica preventiva pode auxiliar na elaboração de políticas internas, revisão de contratos, avaliação de fornecedores e definição de procedimentos relacionados à proteção de dados.
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Molina Tomaz Sociedade de Advogados
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