O RH desempenha um papel estratégico dentro das empresas, sendo responsável por atividades que envolvem recrutamento, seleção, admissão, gestão da folha de pagamento, benefícios, avaliações de desempenho e desligamentos.
Em todas essas etapas, há um ponto em comum: o tratamento de uma grande quantidade de dados pessoais dos empregados e candidatos.
Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) (Lei nº 13.709/2018), a área de Recursos Humanos passou a ter responsabilidades ainda maiores.
Afinal, o descumprimento da legislação pode resultar não apenas em sanções administrativas, mas também em ações judiciais, prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa.
Por isso, adequar o RH à LGPD não significa apenas cumprir uma obrigação legal. Trata-se de fortalecer a governança corporativa, aumentar a segurança das informações e reduzir significativamente os riscos jurídicos relacionados ao tratamento de dados pessoais.
Por que o RH é uma das áreas mais afetadas pela LGPD?
Desde o primeiro contato com um candidato até o encerramento do vínculo empregatício, o RH realiza diversas operações de tratamento de dados pessoais e sensíveis.
Entre as informações normalmente coletadas estão:
- Nome completo;
- CPF e RG;
- Endereço;
- Telefone e e-mail;
- Dados bancários;
- Informações sobre dependentes;
- Currículo profissional;
- Histórico acadêmico;
- Exames admissionais e periódicos;
- Dados biométricos;
- Informações previdenciárias;
- Atestados médicos.
Em muitos casos, o RH também trata dados pessoais sensíveis, como informações relacionadas à saúde, biometria e eventuais dados necessários ao cumprimento de obrigações legais.
Por esse motivo, qualquer falha na coleta, armazenamento, compartilhamento ou descarte dessas informações pode representar um risco jurídico relevante para a empresa.
O que a LGPD exige do RH?
A LGPD determina que o tratamento de dados pessoais observe princípios como finalidade, necessidade, adequação, segurança, transparência e responsabilização.
Na prática, isso significa que o RH deve coletar apenas as informações realmente necessárias para cada finalidade, garantindo que esses dados sejam tratados de forma segura e compatível com a legislação.
Não basta possuir os dados. É preciso justificar por que eles são coletados, quem tem acesso a eles, por quanto tempo serão armazenados e como serão protegidos.
Quais são os principais riscos para as empresas?
A ausência de uma política estruturada de proteção de dados pode gerar diversos problemas.
Entre os principais riscos estão:
Vazamento de informações
Documentos físicos esquecidos em locais de fácil acesso ou arquivos digitais sem proteção adequada podem expor dados pessoais de empregados e candidatos.
Além das consequências legais, incidentes desse tipo comprometem a confiança na organização.
Compartilhamento inadequado
É comum que informações sejam compartilhadas com escritórios de contabilidade, empresas de benefícios, planos de saúde, seguradoras e prestadores de serviços.
Esse compartilhamento deve ocorrer de forma controlada e respeitando as exigências da LGPD.
Coleta excessiva de dados
Nem toda informação disponível é necessária.
Solicitar documentos ou dados sem uma finalidade legítima pode caracterizar tratamento inadequado e aumentar a exposição da empresa a questionamentos jurídicos.
Armazenamento por tempo superior ao necessário
A LGPD estabelece que os dados devem ser mantidos apenas pelo período necessário para cumprir sua finalidade ou atender obrigações legais.
Manter informações indefinidamente amplia os riscos em caso de incidentes de segurança.
Como adequar o RH à LGPD?
A adequação não depende de uma única medida.
Na verdade, envolve a construção de um programa contínuo de governança em proteção de dados.
Entre as principais ações estão:
Mapear os dados tratados
O primeiro passo consiste em identificar quais dados o RH coleta, onde essas informações estão armazenadas, quem possui acesso e para quais finalidades elas são utilizadas.
Esse mapeamento permite compreender os riscos existentes e estabelecer prioridades para adequação.
Revisar os processos internos
Cada procedimento adotado pelo RH deve ser analisado sob a perspectiva da proteção de dados.
Essa revisão ajuda a eliminar práticas desnecessárias e fortalecer a conformidade com a legislação.
Controlar os acessos
Nem todos os empregados precisam acessar todas as informações.
Uma boa política de controle de acesso reduz significativamente o risco de vazamentos e consultas indevidas.
O ideal é que cada profissional tenha acesso apenas aos dados indispensáveis para o desempenho de suas funções.
Criar políticas internas
Políticas claras ajudam a orientar a atuação do RH e dos demais setores da empresa.
Entre os documentos recomendados estão:
- Política de Privacidade;
- Política de Segurança da Informação;
- Política de Retenção e Descarte de Dados;
- Política de Controle de Acessos;
- Procedimentos para atendimento aos direitos dos titulares.
Esses documentos fortalecem a governança e demonstram o comprometimento da empresa com a proteção de dados.
E quanto aos currículos recebidos pelo RH?
Esse é um ponto que costuma gerar dúvidas.
A empresa deve possuir critérios claros para o recebimento, armazenamento e descarte de currículos.
Caso o processo seletivo seja encerrado, é importante avaliar se existe fundamento legal para manter aquelas informações armazenadas.
Também é recomendável informar aos candidatos como seus dados serão tratados durante o processo de recrutamento e seleção.
O desligamento do empregado também exige cuidados?
Sim.
O encerramento do vínculo empregatício não significa que todos os dados possam ser imediatamente eliminados.
Diversas informações precisam ser mantidas para cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e regulatórias.
Ao mesmo tempo, documentos que não possuam mais finalidade devem ser descartados de forma segura, evitando armazenamento desnecessário.
Qual é o papel da assessoria jurídica nesse processo?
A adequação do RH à LGPD envolve muito mais do que tecnologia.
É necessário interpretar corretamente a legislação, identificar riscos, revisar documentos internos e estruturar procedimentos compatíveis com a realidade da empresa.
A assessoria jurídica especializada atua em diversas frentes, como:
- Mapeamento de riscos relacionados ao tratamento de dados;
- Elaboração e revisão de políticas internas;
- Adequação de contratos com fornecedores;
- Orientação sobre bases legais para tratamento de dados;
- Realização de programas de compliance e governança;
- Apoio na resposta a incidentes de segurança;
- Treinamento de gestores e equipes.
Essa atuação preventiva reduz significativamente o risco de autuações, ações judiciais e danos reputacionais.
Adequação à LGPD é um processo contínuo
Muitas empresas acreditam que basta elaborar alguns documentos para estarem em conformidade com a LGPD.
Na prática, a proteção de dados exige acompanhamento constante.
Novos processos são implementados, fornecedores são contratados, tecnologias evoluem e a própria legislação pode sofrer alterações.
Por isso, a adequação deve fazer parte da rotina da empresa, especialmente em áreas estratégicas como o RH.
Se sua empresa deseja estruturar um programa de adequação à LGPD ou revisar os procedimentos adotados pelo setor de Recursos Humanos, contar com assessoria jurídica especializada é o caminho mais seguro.
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Molina Tomaz Sociedade de Advogados
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