Muito embora a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD) tenha sido publicada em 15 de agosto de 2018, sua vigência se iniciou em 18 de setembro de 2020, com sanções administrativas previstas para entrar em vigor apenas em 1º de agosto de 2021.
Pode parecer distante, porém, a LGPD exige uma série de adequações nas rotinas empresariais, especialmente na área de recursos humanos, que lida a todo momento com dados pessoais durante seus processos de recrutamento e seleção.
A LGPD deve ser aplicada em três momentos das relações trabalhistas: na fase pré-contratual, na fase contratual ou curso do contrato de trabalho e na fase pós-contratual. Dedicaremos esse artigo a primeira fase das relações trabalhistas em que a LGPD deve ser observada pela empresa: a fase pré-contratual.
Impactos da LGPD na fase pré-contratual
De forma objetiva, a fase pré-contratual compõe-se das negociações que antecedem a constituição do vínculo de emprego, ou seja, a contratação do empregado. É nessa fase em que se inicia a seleção dos candidatos, seja realizada diretamente pelos recursos humanos ou com a intermediação de agências e empresas especializadas.
Quando a seleção de candidatos é realizada diretamente pelos recursos humanos, é muito comum após a divulgação da vaga o recebimento de currículos por meios eletrônicos ou até mesmo na forma física. Há ainda empresas que disponibilizam uma área em seu site para o cadastro de currículos (“Trabalhe Conosco”) mesmo quando não há processo seletivo em andamento, mantendo as informações em um banco de dados para futuras oportunidades.
Ocorre que os currículos contêm dados pessoais dos candidatos, alguns mais, outros menos, mas todos possuem esse tipo de informação. Por exemplo: nome, telefone, estado civil, gênero, endereço e data de nascimento, apenas para citar alguns.
Por certo que a empresa não tem controle das informações que constam nos currículos enviados pelos candidatos ou interessados em uma futura vaga. Contudo, ao receber os referidos currículos para uso imediato ou para futuros processos seletivos, a empresa deverá dar atenção quanto ao uso, transferência, armazenamento e eliminação dos dados pessoais e sensíveis presentes neles.
Como se adequar à LGPD?
É fundamental destacar que a empresa que decidir manter em seu arquivo, seja físico ou digital, algum currículo para consulta futura deverá obter consentimento expresso da pessoa que o enviou, informando a finalidade e indicando o prazo que o documento será mantido pelos recursos humanos.
O mesmo procedimento deve ser adotado na área “Trabalhe Conosco” do site da empresa, deixando claro ao candidato que ao cadastrar o currículo ele está consentindo com o armazenamento no banco de dados digital da empresa, para uso exclusivo de consulta em caso de surgimento de vaga e, ainda, indicando o prazo desse armazenamento.
Vale lembrar que a empresa deverá gerenciar esse período de armazenamento e, após o seu término, efetivamente eliminar o currículo.
A guarda de currículo por prazo indeterminado e sem o consentimento do pretenso candidato ao emprego, como era adotado por muitas empresas, poderá configurar violação à LGPD com aplicação de sanções administrativas e, até mesmo, resultar em indenizações pecuniárias.
Além dos cuidados e procedimentos relacionados ao tratamento de dados constantes dos currículos, a empresa deve definir claramente os critérios para coletas de dados com finalidade de recrutamento, avaliação e seleção de candidatos à vaga de emprego, ou seja, nunca solicitar informações que não estejam vinculadas à contratação.
A implantação da LGPD no âmbito empresarial é iminente e necessária. Novos hábitos e rotinas devem ser adotados pela empresa e pelo profissional de recursos humanos, visando o respeito ao texto da Lei Geral de Proteção de Dados e a mitigação de riscos jurídicos. Por isso, sempre busque informações e orientações personalizadas para o seu negócio quanto a aplicação e implantação da LGPD.
*Cristina Molina é advogada, sócia-fundadora do Molina Tomaz Sociedade de Advogados. Especialista em Direito do Trabalho, atua no contencioso, na consultoria e assessoria preventiva de demandas judiciais. E-mail: [email protected].
