O compliance digital tornou-se uma necessidade para empresas que utilizam dados, sistemas, inteligência artificial, plataformas digitais e outras tecnologias em suas atividades.
À medida que processos antes realizados manualmente passam para o ambiente digital, surgem novos riscos relacionados à proteção de informações, privacidade, segurança, contratos, conduta dos empregados e responsabilidade empresarial.
Não basta, portanto, investir em tecnologia.
É necessário estabelecer regras para determinar como essas ferramentas serão utilizadas, quem poderá acessar determinadas informações, quais dados poderão ser compartilhados e como a empresa deverá agir diante de um incidente.
Neste artigo, você vai entender o que é compliance digital, quais áreas devem fazer parte desse programa e como implementá-lo na sua empresa.
O que é compliance digital?
Compliance significa, de maneira geral, estar em conformidade com leis, regulamentos, políticas internas e padrões aplicáveis à atividade da organização.
Quando esse conceito é levado ao ambiente tecnológico, falamos em compliance digital.
Na prática, trata-se de um conjunto de políticas, procedimentos e controles destinados a garantir que o uso de tecnologias, sistemas, dados e informações digitais pela empresa esteja alinhado às exigências legais e às próprias regras internas da organização.
Isso pode envolver diferentes áreas, como:
- Proteção de dados pessoais;
- Segurança da informação;
- Uso de inteligência artificial;
- Utilização de e-mails e dispositivos corporativos;
- Contratação de fornecedores de tecnologia;
- Armazenamento e compartilhamento de documentos;
- Controle de acessos;
- Propriedade intelectual;
- Uso de softwares e licenças;
- Monitoramento de riscos digitais.
Portanto, reduzir compliance digital apenas à proteção de dados seria um erro. A LGPD é uma parte importante dessa estrutura, mas não é a única.
Por que as empresas precisam se preocupar com compliance digital?
Grande parte da operação das empresas atualmente depende de tecnologia.
Contratos são assinados eletronicamente, documentos são armazenados na nuvem, reuniões acontecem por videoconferência, empregados utilizam aplicativos de mensagens, dados são compartilhados com fornecedores e ferramentas de inteligência artificial passaram a fazer parte da rotina de diferentes departamentos.
Cada uma dessas atividades pode criar riscos.
Um documento enviado ao destinatário errado, uma senha compartilhada entre empregados, um software utilizado sem licença adequada ou informações estratégicas inseridas em uma plataforma sem autorização são exemplos de situações aparentemente simples que podem trazer consequências significativas.
As falhas de compliance digital podem provocar
- Vazamento de informações;
- Perda de dados estratégicos;
- Interrupção das atividades;
- Violações contratuais;
- Conflitos com clientes e fornecedores;
- Danos reputacionais;
- Prejuízos financeiros.
A prevenção começa justamente pela identificação desses riscos.
Compliance digital e LGPD: qual é a relação?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) ocupa uma posição importante dentro de um programa de compliance digital.
A legislação estabelece princípios, direitos e obrigações relacionados ao tratamento de dados pessoais e exige que as organizações adotem medidas capazes de proteger essas informações.
Isso significa que a empresa precisa compreender quais dados pessoais coleta, por que os utiliza, com quem os compartilha, onde são armazenados e por quanto tempo serão mantidos.
No entanto, o compliance digital possui uma abrangência maior.
Uma empresa pode enfrentar um problema relacionado à segurança de uma informação confidencial que não contenha dados pessoais, por exemplo.
Da mesma maneira, pode haver riscos decorrentes do uso inadequado de propriedade intelectual, softwares, inteligência artificial ou sistemas corporativos.
Por isso, LGPD e compliance digital devem caminhar juntos, mas não devem ser tratados como sinônimos.
Como implementar um compliance digital na empresa?
Não existe um programa único que possa ser aplicado da mesma maneira em todas as organizações.
As medidas precisam considerar o porte da empresa, seu segmento, os tipos de dados utilizados, as tecnologias adotadas, a quantidade de empregados, os fornecedores envolvidos e os riscos específicos da operação.
Algumas etapas, entretanto, são fundamentais.
1. Mapeie os riscos digitais da empresa
Antes de criar políticas, é necessário saber onde estão os riscos.
A empresa deve mapear quais tecnologias utiliza e como as informações circulam entre seus departamentos.
Algumas perguntas ajudam nesse diagnóstico:
Quais sistemas armazenam informações estratégicas? Quais empregados possuem acesso? Existem dados pessoais ou sensíveis? Quais informações são compartilhadas com terceiros? Os empregados utilizam dispositivos pessoais para atividades profissionais? A empresa utiliza inteligência artificial? Existem regras para esse uso?
Esse levantamento permite identificar vulnerabilidades e definir prioridades.
2. Revise as políticas internas
Depois de identificar os riscos, a empresa deve avaliar se suas políticas internas são suficientes para a realidade digital atual.
Documentos elaborados anos atrás podem não contemplar ferramentas que hoje fazem parte da rotina.
Dependendo da operação, podem ser necessárias políticas relacionadas a:
- Segurança da informação;
- Privacidade e proteção de dados;
- Uso de e-mail corporativo;
- Utilização de equipamentos e dispositivos;
- Trabalho remoto;
- Inteligência artificial;
- Armazenamento e compartilhamento de documentos;
- Controle de acessos;
- Resposta a incidentes.
Mais importante do que simplesmente possuir esses documentos é garantir que suas regras sejam compreensíveis e aplicáveis à rotina dos empregados.
3. Estabeleça regras para o uso de inteligência artificial
A popularização das ferramentas de IA criou uma nova frente de atenção para as empresas.
Um empregado pode inserir em uma plataforma externa informações sobre clientes, estratégias comerciais, contratos, documentos internos ou outros conteúdos confidenciais sem perceber os riscos envolvidos.
Por isso, a empresa deve estabelecer previamente quais ferramentas podem ser utilizadas e para quais finalidades.
Também é importante definir:
- Quais informações não podem ser inseridas em ferramentas externas;
- Quando a utilização de IA exige autorização;
- Como conteúdos produzidos por IA devem ser revisados;
- Quais empregados podem utilizar determinadas soluções;
- Quais cuidados devem ser adotados com dados pessoais e informações confidenciais.
Proibir indiscriminadamente nem sempre será a solução mais eficiente. O objetivo deve ser estabelecer um uso responsável e compatível com os riscos da atividade.
4. Controle quem acessa cada informação
Um dos princípios mais importantes da segurança digital é limitar o acesso às informações conforme a necessidade de cada função.
Nem todos os empregados precisam acessar todos os arquivos, sistemas ou bancos de dados da organização.
Permissões excessivas ampliam a exposição da empresa em caso de erro humano, desligamento, fraude ou comprometimento de credenciais.
Por isso, é recomendável revisar periodicamente os acessos e estabelecer procedimentos para concessão, alteração e revogação de permissões.
Esse cuidado é particularmente importante quando um empregado muda de função ou deixa a empresa.
5. Analise os fornecedores de tecnologia
O compliance digital não termina dentro da empresa.
Fornecedores de armazenamento em nuvem, sistemas de RH, softwares financeiros, plataformas de marketing, serviços de tecnologia e diversas outras empresas podem ter acesso a informações relevantes da organização.
Antes da contratação, é importante avaliar os riscos envolvidos e estabelecer contratualmente responsabilidades relacionadas à segurança, confidencialidade, proteção de dados e resposta a incidentes.
Também deve existir clareza sobre o que acontecerá com as informações após o encerramento do contrato.
A empresa pode adotar boas práticas internamente e, ainda assim, ficar exposta por falhas de terceiros.
6. Treine os empregados
Muitos incidentes digitais não acontecem em razão de falhas sofisticadas de tecnologia, mas de comportamentos cotidianos.
Abrir um link malicioso, compartilhar uma senha, enviar um arquivo para a pessoa errada ou utilizar uma ferramenta não autorizada pode colocar informações relevantes em risco.
Por isso, os empregados precisam compreender as políticas da empresa e saber como agir.
Os treinamentos devem abordar situações concretas da rotina e ser atualizados conforme surgem novas ferramentas e ameaças.
Compliance digital precisa fazer parte da cultura organizacional, e não apenas de um documento arquivado.
7. Crie um plano para incidentes
Mesmo empresas que adotam boas práticas podem enfrentar incidentes.
A diferença está na capacidade de responder rapidamente.
Um plano de resposta deve estabelecer previamente:
- Quem deve ser comunicado;
- Quais áreas participarão da análise;
- Como o incidente será registrado;
- Quais medidas deverão ser adotadas para reduzir os danos;
- Quando será necessário comunicar autoridades ou titulares;
- Como serão preservadas as evidências;
- Como evitar que o problema se repita.
Quando essas decisões precisam ser tomadas somente depois que o incidente já aconteceu, o risco de erros aumenta.
8. Revise contratos e documentos jurídicos
A transformação digital também precisa estar refletida nos contratos da empresa.
Cláusulas de confidencialidade, proteção de dados, segurança da informação, propriedade intelectual, uso de sistemas e responsabilidade por incidentes podem ser necessárias dependendo da relação estabelecida.
Contratos antigos podem não contemplar riscos tecnológicos que atualmente são relevantes para a operação.
Por isso, a revisão contratual deve fazer parte da estratégia de compliance digital.
Compliance digital não é responsabilidade apenas do setor de TI
Um erro recorrente é considerar que todos os riscos digitais devem ser administrados exclusivamente pela equipe de tecnologia.
Na realidade, um programa eficiente exige integração.
O TI pode ser responsável pela infraestrutura e pelas medidas técnicas, mas outras áreas possuem responsabilidades igualmente importantes.
O RH participa da orientação dos empregados e do tratamento de informações profissionais.
O jurídico avalia riscos regulatórios, contratos e políticas. A liderança estabelece diretrizes e recursos.
Os próprios empregados precisam cumprir os procedimentos internos.
Compliance digital, portanto, é uma responsabilidade compartilhada.
Compliance digital transforma tecnologia em uma decisão de governança
O compliance digital não deve ser visto apenas como uma resposta ao risco de vazamentos ou sanções.
Trata-se de uma estrutura de governança capaz de permitir que a empresa utilize tecnologia com mais segurança, clareza e responsabilidade.
A assessoria jurídica preventiva pode auxiliar na identificação dos riscos regulatórios, na elaboração e revisão de políticas, na adequação de contratos e na construção de procedimentos compatíveis com a legislação e com a realidade da empresa.
Em um ambiente empresarial cada vez mais digital, prevenir riscos jurídicos também significa estabelecer regras claras para a forma como a tecnologia é utilizada.
—
Molina Tomaz Sociedade de Advogados
(11) 4992-7531 ou (11) 4468-1297
