A Lei n. 13.874 de 20 de setembro de 2019, que instituiu a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica, prevê no inciso X do artigo 3º como sendo direito essencial para o desenvolvimento e crescimento econômico do País o arquivamento de qualquer documento, por meio de microfilme ou por meio digital, equiparando-o ao documento físico para todos os efeitos legais.
Porém, para o pleno exercício e efetividade desta medida de desburocratização pendia a definição, através de regulamento do Presidente da República da técnica e requisitos para digitalização de documentos públicos ou privados.
Para atender a necessária regulamentação e detalhamento da forma de digitalização dos documentos, foi expedido o Decreto n. 10.278 em 18 de março de 2020, que pode ter passado desapercebido por muitos, uma vez que publicado em pleno o início da pandemia de Covid-19 no Brasil, com a quarentena sendo decretada em diversas localidades do país.
Contudo, a medida não pode deixar de ser tratada e comentada, uma vez que representa significativo avanço para as empresas com possibilidade de ganhos de eficiência administrativa e ambiental, além, de tornar possível redução de gastos de impressão e custos de armazenagem de documentos físicos.
Requisitos para que documentos digitalizados tenham efeitos legais e sirvam de comprovação perante o poder público
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico, para efeitos legais e para comprovação de qualquer ato, perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto; e
Conter, no mínimo, os metadados previstos no Anexo II do Decreto.
Requisitos para que documentos digitalizados tenham efeitos entre particulares
Na relação exclusivamente entre particulares o documento digitalizado será considerado válido, por qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e, se necessário, da confidencialidade, desde que tal mecanismo tenha sido escolhido e aceito de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem o documento for oposto. Caso este acordo ou aceite não tenha ocorrido o documento será válido se atender os requisitos previstos acima.
Responsabilidade pela digitalização
A digitalização do documento poderá ser realizada pelo possuidor do documento físico ou através da contratação de terceiros – hipótese especialmente interessante para empresas com grandes volumes de documentos físicos.
De qualquer forma, ainda que o processo de digitalização seja terceirizado, o possuidor do documento físico permanece responsável pela conformidade do processo de digitalização ao que prevê o Decreto.
Descarte do documento físico
Estando documento digitalizado em conformidade com o que determina o Decreto, o documento físico poderá ser descartado, com a ressalva de documentos que contenham valor histórico.
Armazenamento dos documentos digitalizados
O Decreto determina ainda regras para o armazenamento dos documentos digitalizados, devendo ser assegurado a:
Proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e indexação de metadados que possibilitem a: localização e o gerenciamento do documento digitalizado; conferência do processo de digitalização adotado.
Os documentos digitalizados deverão ser armazenados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
A assessoria jurídica especializada é importante aliada da empresa, auxiliando na compreensão adequada quanto a aplicação das leis e decretos, inclusive, quanto aos prazos prescricionais de cada tipo de documento, evitando assim, interpretações equivocadas e riscos desnecessários.
*Cristiane Tomaz é advogada, sócia-fundadora do Molina Tomaz, Sociedade de Advogados. Especialista em Direito Administrativo e Mestre em Direitos Difusos e Coletivos. Atua no contencioso, consultoria e assessoria preventiva de demandas judiciais empresariais
