O monitoramento do e-mail corporativo é um tema cada vez mais relevante no ambiente empresarial.
Afinal, o uso de ferramentas digitais no trabalho cresceu de forma significativa, e as empresas precisam garantir que os recursos fornecidos sejam utilizados de forma adequada e alinhada ao interesse do negócio.
A seguir, destacamos cinco pontos essenciais que todo empregador deve compreender sobre o assunto.
1. A empresa pode monitorar o computador e e-mail utilizados pelo empregado?
Tanto o computador cedido pela empresa para o trabalho como o e-mail corporativo são considerados ferramentas ou utilidades para o trabalho, portanto, de sua propriedade.
O monitoramento de computador ou e-mail corporativo faz parte da faculdade legal concedida a empresa de dirigir o negócio, organizando-o e direcionando as atividades empresariais com o objetivo de alcançar a sua finalidade, a saber, a obtenção do lucro.
Logo, não há obstáculo legal para o monitoramento do computador e e-mail corporativo.
2. O monitoramento do e-mail corporativo não caracteriza violação do sigilo à correspondência?
Considerando que se trata de e-mail corporativo, se espera que a sua utilização ocorra para remessa e recebimento de mensagens relacionadas ao desenvolvimento das atividades da função exercida pelo empregado.
Contudo, ainda que usado para fins pessoais, o monitoramento de e-mail corporativo não poderá ser entendido como violação do sigilo à correspondência do empregado ou à intimidade, haja vista que o sigilo de correspondência ou direito a intimidade, não são absolutos.
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3. O empregado deve ser comunicado do monitoramento do e-mail corporativo?
Ainda que seja evidente que o empregado está se utilizando de ferramentas para o trabalho e de propriedade da empresa, é prudente a cientificação do empregado de que suas atividades poderão ser monitoradas.
Neste sentido, a empresa poderá estabelecer cláusula no próprio contrato de trabalho tratando do assunto ou se utilizar de regulamento interno ou procedimento específico sobre uso de ferramentas disponibilizadas para o trabalho.
4. Não comuniquei o empregado do monitoramento no ato da admissão. Posso comunicá-lo agora?
Sim. Se a empresa pretende monitorar o computador utilizado para o trabalho e o e-mail corporativo deverá o quanto antes, providenciar um aditivo contratual ou formalizar um procedimento escrito para cientificar o empregado.
O monitoramento das referidas ferramentas sem a cientificação do empregado, ainda que utilizadas para o trabalho, poderá ser questionado em eventual ação trabalhista, logo, haverá risco jurídico à empresa.
5. Quando o monitoramento identifica o uso indevido do computador ou do e-mail, posso demiti-lo por justa causa?
Como dito anteriormente, o monitoramento faz parte do poder de direção do negócio, como também o é o poder disciplinar dado ao empregador.
Se porventura o monitoramento rotineiro identificar o uso indevido do computador e/ou do e-mail pelo empregado, caberá a empresa analisar o alcance da violação da cláusula contratual ou procedimento estabelecido, previamente de conhecimento do empregado, para então aplicar a penalidade.
A penalidade deverá ser aplicada sempre respeitando a privacidade do empregado, sendo proporcional a gravidade do ato do empregado, evitando futura alegação de exageros e eventual nulidade, invalidando-a.
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A importância da assessoria jurídica especializada no monitoramento
O monitoramento do e-mail corporativo, embora legítimo, precisa ser implementado com muito cuidado para não gerar riscos trabalhistas e jurídicos.
É nesse ponto que a assessoria jurídica especializada se torna fundamental.
Advogados experientes podem orientar gestores e o setor de Recursos Humanos na criação de políticas internas claras, alinhadas à legislação e à LGPD, garantindo que empregados sejam devidamente cientificados sobre as regras de uso das ferramentas corporativas.
Além disso, a assessoria jurídica pode ajudar a:
- Redigir cláusulas contratuais específicas sobre o monitoramento, evitando ambiguidades;
- Estruturar regulamentos internos e manuais de conduta digital;
- Definir a forma correta de armazenamento e utilização das informações coletadas;
- Prevenir alegações de violação de privacidade em eventuais ações trabalhistas;
- Apoiar gestores e RH na aplicação proporcional de penalidades, caso haja uso indevido.
Dessa maneira, a assessoria garante que o monitoramento seja realizado dentro da legalidade, trazendo mais segurança para a empresa e minimizando riscos de litígios.
Considerações finais
O monitoramento do e-mail corporativo é uma prática legítima, desde que realizado com transparência, proporcionalidade e respaldo jurídico.
Ele protege a empresa contra riscos de mau uso de suas ferramentas, vazamento de informações e prejuízos à sua imagem.
No entanto, para que esse processo seja implementado de maneira correta e dentro da legalidade, é altamente recomendável contar com assessoria jurídica especializada, que poderá elaborar políticas internas, revisar contratos e orientar sobre os limites do monitoramento.
Dessa forma, a empresa garante tanto a segurança de seus ativos quanto o respeito aos direitos de seus empregados. Saiba mais!
Por: Drª Cristina Molina
