Conheça 5 passos simples para acertar sua análise de contratos e evitar problemas.
A advogada Cristiane Tomaz, especializada em contratos, do Molina, Tomaz Sociedade de Advogados, apresenta de maneira
clara a importância da gestão eficaz de contratos e como este fator contribui para a redução de riscos e evita prejuízos para as empresas. Entenda se sua empresa atua corretamente ou o que precisa ser aprimorado.
A celebração de contratos constitui-se em importante ferramenta no dia a dia das organizações, visando a melhoria da sua performance as empresas tem investido constantemente em parcerias com fornecedores, clientes, distribuidores, prestadores de serviços, entre outros.
“Sabemos que tradicionalmente os contratos podem ser firmados de forma verbal e escrita, contudo, as contratações têm se dado de forma cada vez mais sofisticada, seja na forma, como os contratos telemáticos (celebrados pela internet, p.e.) ou no seu conteúdo, como é o caso dos contratos submetidos a legislação internacional, àqueles com diversos participantes na relação contratual com direitos e obrigações que se inter-relacionam, apenas para citar”, pontua a advogada. Diante deste cenário, indiscutível se torna a necessidade de uma gestão eficaz dos contratos firmados pelas empresas, evitando assim que, o que inicialmente parecia um excelente negócio, não exponha a empresa a uma situação de risco exacerbado, acarrete demandas judiciais, em suma, prejuízos.
A SUA EMPRESA ESTÁ ATENTA A ESSA REALIDADE? FAÇA UM RÁPIDO DIAGNÓSTICO, ATRAVÉS DOS 05 ITENS ABAIXO:
1. Com quem sua empresa está contratando?
É imprescindível que a empresa possua e avalie juridicamente todos os documentos legais fundamentais da pessoa física ou jurídica com quem irá contratar.
Para cada tipo de contratação a relação de documentos a serem analisados será diferente, porém, algumas regras básicas devem ser observadas: regularidade da pessoa jurídica perante os órgãos públicos e de classe que a permita exercer a atividade contratada; representação legal para firmar contratos; licenças para exercício da atividade; cumprimento das obrigações fiscais, entre outros.
Por exemplo, na contratação de transportadora, indispensável a avaliação do registro perante a ANTT – Agência Nacional de Transporte Terrestres e dependendo do produto a ser transportado, autorização da Polícia Civil, Federal ou Exército, e assim
por diante.
2. Forma da Contratação
Como dissemos, o contrato pode ser firmado de várias formas verbal, escrito ou telemático.
O aceite por e-mail de uma proposta enviada gerará os efeitos de uma contratação, o “clique” de um mouse em determinado
site poderá acarretar para a empresa riscos não avaliados previamente. Portanto, todo cuidado é pouco!
Sempre que possível, dê preferência a celebração de contratos escritos, pois, por meio deste instrumento serão previamente definidos os deveres e direitos das partes, prazos, remuneração, causas de rescisão, entre outros.
3. Os contratos de sua empresa estão sendo assinados corretamente?
A empresa deve ter uma atenção especial no momento da assinatura dos contratos, entre outros, observar se a outra parte tem poderes em contrato social para firmar determinado tipo de obrigação, a necessidade de autorização de conselho de administração etc.
Além disso, para que o contrato possa ser utilizado como título executivo extrajudicial é indispensável a assinatura de
duas testemunhas no momento da sua formalização.
4. Cumprimento das Obrigações
Etapa fundamental da contratação será o cumprimento da finalidade para a qual o contrato foi firmado, assim, não se deve assinar o contrato e esquecê-lo na gaveta ou armário e imaginar que tudo está resolvido e nada mais precisa ser feito.
Recomenda-se às empresas que façam um acompanhamento constante dos contratos, evitando assim que situações que poderiam ser evitadas ou remediadas transformem-se em prejuízos irremediáveis no futuro.
Apenas para ilustrar, na contratação de uma empresa terceirizada de limpeza, vigilância ou portaria, é obrigação do
tomador de serviço realizar a fiscalização do cumprimento das obrigações previdenciárias e trabalhistas. Essa conduta
ao longo de todo o contrato poderá evitar uma demanda trabalhista e o pagamento das verbas que deveriam ter sido
pagas pelos prestadores de serviços.
Podemos ainda, citar o acompanhamento da performance de determinado fornecedor, como item de avaliação no momento da negociação de reajustes ou aplicação de penalidades por atraso em entregas, entre outros tantas possibilidades a serem utilizadas em benefício da empresa.
5. Prazos e Encerramento do Contrato
Muitas empresas sofrem prejuízos que poderiam ser evitados pela ausência de um constante monitoramento da renovação automática de contratos, inclusive, desperdiçando a oportunidade de renegociar preços, prazos ou outros benefícios para seu negócio.
E ainda, podemos mencionar o fato de contratos que precisariam ser aditados, renovados ou encerrados e ficam esquecidos, portanto, em situação irregular que dificultam ou impedem a sua discussão judicial ou cobrança, se necessário.
A especialista em Contratos finaliza propondo uma reflexão para todas as empresas:
Considerando os cinco pontos indicados acima, como você avalia sua empresa? Os contratos estão sendo corretamente celebrados e acompanhados? Você faz uma gestão eficaz dos seus contratos? Uma resposta negativa poderá colocar em risco sua empresa.
